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项目档案

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基本概念
交通建设项目档案专项验收办法
国家重点建设项目档案管理登记办法
政府采购项目档案工作

    基本概念

    项目档案指经过鉴定、整理并归档的项目文件。

    交通建设项目档案专项验收办法

    第一章总则

    第一条为加强对交通建设项目档案专项验收工作的管理,规范验收组织工作,保证交通建设项目档案工作质量,根据国家档案局、国家发展和改革委员会《重大建设项目档案验收办法》和交通部《交通档案管理办法》、《公路工程竣(交)工验收办法》、《港口工程验收办法》、《内河航运建设项目(工程)竣工验收办法》的有关规定,结合交通建设项目档案工作的实际,制定本办法。

    第二条本办法适用于由交通部组织或委托组织档案专项验收工作的交通建设项目。

    第三条交通建设项目档案是指在交通建设项目建设过程中形成的、能够真实反映项目建设全过程、对项目运营和管理具有重要查考价值、并经过系统整理的各类不同载体形式的历史记录。

    第四条交通建设项目档案专项验收是交通建设项目竣工验收的重要组成部分。未经档案专项验收或验收不合格的项目,不得进行或通过项目的竣工验收。

    第五条各级交通建设项目主管单位档案机构应加强建设项目档案专项验收前的检查和指导,同时接受项目所在地上级和同级档案行政管理部门的检查和指导。

    第二章验收组织

    第六条凡经交通部审批初步设计的交通建设项目档案专项验收工作,由交通部档案馆组织或委托省级人民政府交通主管部门和部属单位的档案部门组织。

    第七条交通建设项目档案专项验收组的组成:

    (一)凡由国家发展和改革委员会审批或核准项目建议书、可行性研究报告和交通部审批初步设计的建设项目档案专项验收,验收组由交通部档案馆、项目所在地省级档案行政管理部门、项目主管单位、项目质量监督机构组成。

    (二)凡由交通部负责审批项目建议书、可行性研究报告及初步设计的建设项目档案专项验收,验收组成员由交通部档案馆、项目主管单位、项目质量监督机构组成。

    (三)项目档案专项验收组成员一般不少于5人的单数,组长由交通部档案馆或受委托组织验收单位人员担任。必要时可邀请有关专业人员参加验收组。

    第三章验收申请

    第八条项目法人(建设单位)申请项目档案专项验收前,应组织有关参建单位按照交通建设项目档案管理有关要求进行自检,并形成自检报告。如在交工验收阶段已经完成了项目档案审查并形成审查意见的,可不单独进行建设项目档案自检。

    第九条申请项目档案专项验收条件:

    (一)已按规定进行项目档案登记;

    (二)完成了建设项目档案自检工作或已在交工验收阶段完成对建设项目档案审查工作;

    (三)竣工文件已按交通部有关规定编制完成;

    (四)竣工文件分类、组卷及编目工作已按《交通文件材料立卷归档办法》、《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》等规定完成。

    第十条符合验收条件的,项目法人(建设单位)应及时按照项目管理权限向项目主管部门提出项目档案专项验收申请,经审核同意后,转报交通部档案馆。

    其中港口建设项目应由项目法人向港口所在地港口行政管理部门提出项目档案专项验收申请,经报省级人民政府交通主管部门审核同意后转报交通部档案馆。

    第十一条交通部档案馆接到申请后20个工作日内组织建设项目档案专项验收工作,或10个工作日内向有关单位发出委托验收函。接受委托组织验收单位应于收到委托函10个工作日内组织项目档案专项验收工作。项目档案专项验收应在项目竣工验收3个月之前完成。

    第十二条申请建设项目档案专项验收时,需提交下列材料:

    (一)项目档案专项验收申请报告;

    (二)《交通建设项目档案专项验收申请表》(见附件);

    (三)建设项目档案自检报告或建设项目档案审查意见;

    (四)建设项目档案案卷目录。

    第十三条建设项目档案自检报告或审查意见应包括下列内容:

    (一)项目建设及项目档案管理概况;

    (二)保证项目档案的完整、准确、系统所采取的控制措施;

    (三)项目文件材料收集整理所依据的标准;

    (四)项目文件材料的形成、收集、整理、编目与归档情况,竣工图的编制情况及质量状况,案卷数量;

    (五)档案在项目建设、管理、试运行中的作用;

    (六)存在的问题及解决措施。

    第四章验收工作

    第十四条交通建设项目档案专项验收应依据国家档案局DA/T28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》和交通部有关工程技术标准规范及《交通文件材料立卷归档办法》、《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》,对项目档案的完整性、准确性、系统性、规范性进行审查。

    第十五条验收工作以验收组织单位召开验收会议的形式进行。

    第十六条建设项目档案专项验收组全体成员参加验收会议,项目法人(建设单位)、设计、施工、监理和生产运行管理或使用单位的有关人员列席会议。

    第十七条项目档案专项验收会议的主要议程包括:

    (一)项目法人(建设单位)汇报项目建设概况、项目档案工作情况;

    (二)施工单位汇报项目档案编制情况;

    (三)监理单位汇报项目档案质量的审核情况;

    (四)项目档案专项验收组检查项目档案及档案管理情况;

    (五)项目档案专项验收组对项目档案质量进行综合评价;

    (六)项目档案专项验收组形成并宣布项目档案验收意见。

    第十八条验收组检查项目档案采用咨询、现场查验、抽查案卷的方式进行。视建设项目档案形成情况,抽查案卷数不少于案卷总数的5%-10%。抽查重点为立项审批文件、征地拆迁文件、质量检验评定文件、隐蔽工程记录、工程变更文件、竣工图等。

    第十九条项目档案专项验收意见的主要内容包括:

    (一)项目建设概况;

    (二)项目档案管理情况,包括项目档案工作的基础管理工作,各类不同载体文件材料的形成、收集、整理与归档情况,竣工图的编制情况及质量,档案的种类和数量,档案的完整性、准确性、系统性及安全保管评价,档案验收的结论性意见;

    (三)存在问题、整改要求与建议。

    第二十条项目档案专项验收结果分为合格与不合格。项目档案验收组半数以上成员同意通过验收的为合格。

    第二十一条验收合格的项目由验收组出具项目档案专项验收意见。受委托组织验收单位须将验收意见报交通部档案馆备案。

    验收不合格的项目,由验收组提请项目法人(建设单位)一个月内对存在的问题进行整改,交通部档案馆重新组织或委托有关单位组织验收。

    第五章附则

    第二十二条本办法由交通部负责解释。

    第二十三条本办法自发布之日起施行。

    国家重点建设项目档案管理登记办法

    关于发布《国家重点建设项目档案管理登记办法》的通知

    档发字[1997]15号

    国务院有关部委、直属机构,各省、自治区、直辖市及计划单列市计委(计经委)、档案局、新疆生产建设兵团计委、办公厅,总参办公厅档案局:

    现将《国家重点建设项目档案管理登记办法》予以发布,请按有关要求认真组织实施。

    制定颁布《国家重点建设项目档案管理登记办法》是实现国家重点建设项目档案管理规范化、标准化的重要步骤,是保证建设项目档案完整、准确、系统的手续,是加强国家重点建设项目档案管理的重要措施,为建设项目投产后的生产运营、管理提供科学依据。

    国家重点建设项目档案工作要与项目建设同步进行,各有关方面要加强协调,执行统一领导、统一管理的原则。各有关部门应按本通知要求做好对国家重点建设项目档案管理登记工作的监督、检查和指导,已向建设项目收取工程档案保证金的单位,应于1997年12月31前退还完毕。实施中的问题请及时反馈给国家档案局、国家计委。

    国家档案局

    国家计委

    一九九七年八月十九日

    国家重点建设项目档案管理登记办法

    第一条为了做好国家重点建设项目档案工作,确保重点建设项目档案的完整、准确、系统和有效利用,根据《中华人民共和国档案法》及有关法规,特制定本登记办法。

    第二条重点建设项目档案既是重点建设项目的历史记录,也是项目投产后运行、维修、管理、改扩建和技改等工作的重要依据。为了及时掌握国家重点建设项目档案工作情况,加强监督和指导,从1997年开始,国家档案局建立国家重点建设项目档案管理的登记制度。

    第三条登记工作的组织:

    1、国家档案局每年转发国家计委发布的国家重点建设项目名单、并统一部署对国家重点建设项目档案的登记工作;各项目主管部门的档案机构和项目所在地的省级档案行政管理部门应做好对本部门和本地区国家重点建没项目档案管理登记工作的组织、指导和监督工作。

    2、凡新建、在建、收尾和竣工试生产的国家重点建设项目,按隶属关系组织登记。属于国务院行业主管部门的,由项目主管部门的档案机构负责组织填写“国家重点建设档案管理登记表”,同时抄送项目所在地省级档案行政管理部门,便于相互配合,监督指导;属于地方的,由项目所在地省级档案行政管理部门负责组织填写“国家重点建设项目档案管理登记表”。

    3、登记表共分三种,表一、表二、表三分别于项目开工后6个月内、项目档案预验收后1个月内和项目正式竣工验收后1个月内填写,并逐级报至国家档案局经济科技档案业务指导司。

    4、国家档案局于每年12月底汇总国家重点建设项目档案管理登记情况,并及时向全国公布。对未按规定进行登记的单位予以通报,并限期登记。

    第四条登记工作的要求:

    1、项目主管部门档案机构应与地方档案行政管理部门互通情况,互相合作,以保证做好国家重点建设项目的档案管理登记工作。

    2、项目主管部门档案机构和省级档案行政管理部门对于新建项目,应按本规定第三条第2款及时组织和监督建设单位(或项目法人)做好档案管理登记,建立档案工作。对于未进行竣工验收的国家重点建设项目,每年填写“表一”报送,以便及时了解项目及项目档案工作的进展和变化情况。

    3、要保证项目档案工作与项目建设同步进行,特别要认真做好项目档案的预验收工作。国务院各行业主管部门档案机构应主动与项目建设部门加强联系,根据项目计划工期和进度,及时对登记的项目提出档案验收要求,并会同或委托项目所在地省级档案行政管理部门组织预验收。隶属于地方的项目,省级档案行政管理部门应根据相应的工作要求,及时对登记的项目组织预验收。预验收结束后,验收组织单位不论本年度是否已报送过“表一”,应按本登记办法第三条第3款及时填写“表二”报送。(注:登记表中的编号由国家档案局统一填写)。

    4、项目竣工验收后,应按本规定第三条第3款,将项目档案验收情况填写“表三”并报送。国家档案局根据填表情况不定期地对项目档案进行抽查。

    第五条为确保国家重点建设项目的正常秩序,任何部门和单位不得向国家重点建设项目和省级重点建设项目收取任何名目的工程档案保证金和任何形式的档案管理登记费用。违反上述规定的属乱收费行为,由各级价格检查机构依法查处。

    第六条对于重大技改项目和一般基本建设大中型项目的档案管理登记工作,可参照本办法执行或制定具体的实施办法。

    第七条本办法由国家档案局和国家计委负责解释。

    第八条本办法自发布之日起执行。

    政府采购项目档案工作

    《政府采购法》第四章第四十二条明确规定:"采购人、采购代理机构对政府采购项目每项采购活动的采购文件应当妥善保存,不得伪造、变造、隐匿或者销毁。采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年。"政府采购法的出台,使政府采购活动进一步规范,如何做好政府采购项目档案工作,使它不至于滞后政府采购活动的开展,是新形势下面临的新课题,本人认为应做好以下几方面的工作:

    一、提高做好政府采购项目档案工作的认识政府采购项目档案工作是一项繁杂、细致的工作。由于工作的繁忙和档案工作的琐碎、杂乱,加上我们对档案工作的重要性缺乏足够的认识,使我们目前档案工作与其行业的工作规范和标准还存在一定的距离。为了更好的贯彻执行《政府采购法》,切实做好政府采购项目档案工作,必须充分认识到做好这项工作的重要性及意义。政府采购项目档案是反映政府采购活动过程及各项决策的真实记录,它记载着我们在政府采购项目活动中执行落实《政府采购法》各项条款的情况,记载着各地区为推行政府采购制度制定的各项规定、细则、方法、政策等,记载着在政府采购活动过程中,政府采购人员遵循公开透明原则、公平竞争原则、平等公正原则和诚实信用原则的情况。完整妥善地保存政府采购活动过程中的文件记载,不仅为政府采购的统计分析、总结经验教训、降低政府采购成本、节约财政支出、接受监督检查、处理政府采购纠纷等项工作提供客观真实的依据。还能从根本上促进了党风廉政建设,为反腐倡廉教育提供素材。此外对政府采购档案工作的重视程度也是衡量我们政府采购工作质量和管理水平的重要标志。只有充分认识做好政府采购项目档案工作的重要性,才能使这项工作得到有效的落实。

    二、重视政府采购项目文件资料的收集政府采购项目活动中的文件资料是政府采购档案的重要资源,内容完整、准确、真实的政府采购案卷是政府采购成果的历史延续和见证。因此,采购文件的形成部门应明确职责,重视文件的积累,任务落实到人,在每项采购活动期间,项目实施人要严格按照《政府采购法》的要求收集政府采购文件资料及相关的活动记录。做到政府采购活动在哪里,采购项目档案的收集跟踪在哪里,切切实实做好采购文件的原始收集工作,同时要按政府采购的方式和程序进行文件材料的形成和积累。采购项目结束后项目实施人应按要求对采购文件进行检查、整理。一是检查准备移交的采购项目档案的文件是否符合本次采购方式、采购程序的合法有效文件且都为原件;二是检查文件所使用的书写材料、纸张等是否符合档案保护要求(如已破损的文件应予修整),字迹模糊或易褪变的文件(如复写纸、热敏传真纸等)在保持原貌的前提下应予复制;三是对使用圆珠笔、纯蓝墨水钢笔等易褪色笔的采购文件在保持原貌的前提下应予复制;四是遵循采购文件的形成规律、保持文件之间的有机联系,保证档案资料的真实性、准确性、完整性。项目实施人检查、整理采购文件完毕,建立"采购文件移交目录",移交至档案管理人员立卷、归档。完整的采购档案是对政府采购项目活动过程的真实写照,如果所收集的档案资料不全、不真、不实,就可能会影响到政府采购工作的质量,就难以向人们作出具有说服力的交代。

    三、规范政府采购项目档案的立卷对收集来的采购项目文件材料,档案工作人员应逐件针对以下情况进行检查:一是同一事由的文件是否办理完毕,是否收集在一起,是否是生效文件;二是采购文件材料是否齐全完整,有无缺页少项;三是归档的采购项目文件的是否符合本次采购形成规律和特点等。在采购文件立卷、整理过程中要按有关规定执行,同时要进行条理化的分类、整理、排列、编目,使政府采购项目档案由零乱到系统,便于政府采购档案的管理和利用,并能够全面、历史地反映政府采购项目活动的全貌。保管工作中要消除各种可能损坏政府采购档案的不利因素,最大限度地延长政府采购档案载体寿命,维护政府采购档案的系统性和完整性,以发挥政府采购档案信息长远的开发与利用作用。

    四、严格政府采购项目档案的管理要做好政府采购档案工作,必须使政府采购档案管理形成制度化,目前国家和相关部门还未有相关的管理制度出台,因此在实际工作,我们可按现行的档案管理制度和行业管理要求执行。加强采购档案的标准化管理:明确归档的采购项目及范围;明确规定政府采购档案归档的要求;立卷标准按项目采购方式和程序及有关规定执行;限定采购文件归档的时间和质量要求;专人负责档案保管工作等。按照分级管理的要求,加强对政府采购档案工作的监督、检查、指导力度,切实抓好档案工作人员的业务培训工作。在具体工作中做到严格执行采购档案的移交工作,严格遵守档案的借阅和利用制度、保密制度及鉴定和销毁制度。档案工作人员要以科学的态度、实事求是的做好档案的统计和利用工作,通过调查、整理、分析,揭示政府采购档案中反映的诸现象,为规范政府采购行为、提高政府采购质量提供经验资料。

    政府采购项目档案是政府采购工作中的一个重要组成部分,我们应以强烈的责任感做好政府采购项目档案资料的归档工作,实现政府采购档案管理的标准化、规范化、科学化和系统化,并以此来规范我们的政府采购行为,提升工作质量。

    2009-5-17

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