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竞争性谈判

目录
概述
适用范围
制定谈判文件
具体谈判流程

    概述

    竞争性谈判,是指采购人或者采购代理机构直接邀请三家以上供应商就采购事宜进行谈判的方式。竞争性谈判采购方式的特点是:一是可以缩短准备期,能使采购项目更快地发挥作用。二是减少工作量,省去了大量的开标、投标工作,有利于提高工作效率,减少采购成本。三是供求双方能够进行更为灵活的谈判。四是有利于对民族工业进行保护。五是能够激励供应商自觉将高科技应用到采购产品中,同时又能转移采购风险。

    “正确适用竞争性谈判”这一话题背后更重要的话题是,一旦适用如何使用?《政府采购法》及其相关法律法规并没有明确规定竞争性谈判的具体操作细节,致使竞争性谈判被错误使用甚至被人利用。本文就这一问题推出一套使用“秘笈”,供读者参考。

    竞争性谈判由于其自身具有特殊性和灵活性的特点,经常被各集中采购机构在日常工作中运用。《政府采购法》第38条给出了竞争性谈判的一个操作程序,但相对比较笼统,对一些具体细节如何操作没有明确,因此,各集中采购机构在具体实施过程中有很大的差异。笔者根据自己对理论的探索和工作经验的积累,参考公开招标的一些程序和方法,结合工作实际,总结出竞争性谈判采购操作上的一些细节程序。

    适用范围

    符合下列情形之一的货物或者服务,可以采用竞争性谈判采购方式:

    招标后没有供应商投标、没有合格标的或者重新招标未能成立的;

    技术复杂或性质特殊,不能规定详细规格或者具体要求的;

    采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的;

    不能事先计算出价格总额的。

    根据财政部第18号令第43条的规定,投标截止时间结束后参加投标的供应商不足三家的或在评标期间出现符合专业条件的供应商或者对招标文件做出实质响应的供应商不足三家的情形的,经报政府采购监督管理部门批准,可以采用竞争性谈判采购方式。

    点评:《政府采购法》第23条和财政部18号令第43条明确规定了竞争性谈判采购方式的适用范围。

    制定谈判文件

    谈判文件中至少应当明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定标准等事项。谈判须在财政部门指定的政府采购信息发布媒体上发布公告。公告至谈判文件递交截止时间一般不得少于5天,采购数额在300万元以上、技术复杂的项目一般不得少于10天。

    谈判文件至少应当包含《政府采购法》第38条第2款要求的内容,但通常应当包含:

    (1)谈判邀请函;

    (2)谈判供应商须知(包括密封、签署、盖章要求等);

    (3)报价要求、投标文件的编制要求及谈判保证金的交纳方式;

    (4)谈判供应商应当提交的资格、资信证明;

    (5)谈判项目的技术规格、要求和数量,包括附件、图纸等;

    (6)合同主要条款和签订方式;

    (7)交货和提供服务的时间;

    (8)评标方法、评标标准和废标条款;

    (9)递交投标文件截止时间、谈判时间及地点;

    (10)省级以上财政部门规定的其他事项。

    《政府采购法》规定,招投标类采购自招标文件发出之日起至投标人提交投标文件截止之日止,不得少于二十天。竞争性谈判采购方式适用条件中有一条是“招标所用时间不能满足用户紧急需要的”。

    因此,竞争性谈判采购从发布谈判文件到供应商响应的时间可以比招投标采购短,但也应当有一个合理的时间段,如果间隔时间太短,不利于参加谈判的供应商理解、分析谈判文件及做出应答,5~10天是一个比较合理的时间。

    确定邀请参加谈判的供应商

    资格性检查 谈判小组依据法律法规和谈判文件的规定,对参加谈判的供应商的资格证明、谈判保证金等进行审查,以确定供应商是否具备参加谈判的资格。

    确定参加谈判的供应商数量 谈判小组在通过资格性检查的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判。为确保公平起见,原则上通过资格性检查的供应商都参加谈判。

    谈判小组根据《政府采购法》第22条规定的供应商条件和采购项目对供应商特定条件的要求,对供应商的资格进行审查,以筛选出具有参加谈判资格的供应商。

    虽然《政府采购法》规定只需在通过资格审查的供应商中确定不少于3家参加谈判,但根据 “服务采购人,善待供应商”的理念,及符合政府采购“公开、公平、公证”的精神,应当给每一个具有资格的供应商参加谈判的机会。

    具体谈判流程

    开始谈判 谈判报价时间截止后,采购中心将组织第一次公开报价(唱标)。

    点评:《政府采购法》只规定了参加谈判的供应商应在规定时间内进行最后报价,对于是否进行第一次报价(即谈判供应商写入投标文件报价一览表中的报价)未作明确。笔者认为,进行第一次报价是可取的,因为这样可以让供应商了解竞争对手打什么牌,会对其造成一定心理压力,为谋求中标,在最后报价时,基本上都会有所让步,有时这个让步还比较大,起到了节约财政资金的目的。

    谈判小组在指定的评标室阅读谈判文件,熟悉评标标准

    谈判小组讨论、通过谈判要点 谈判小组成员研究过采购文件及评标标准以后,在谈判小组组长的组织下讨论、通过谈判要点和谈判方式。谈判要点根据项目而不同,但至少应当包含价格、技术方案、售后服务承诺等主要内容。

    谈判 围绕谈判要点,谈判小组全体成员集中与单一供应商分别进行谈判。逐家谈判一次为一个轮次,谈判轮次由谈判小组视情况决定。在谈判中,谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。

    澄清 谈判小组对供应商谈判报价文件中含义不明确、同类问题表述不一致或有明显文字和计算错误的可以要求供应商以书面形式加以澄清、说明或纠正,并要求其授权代表签字确认。

    变动 谈判文件如有实质性变动的,须经谈判小组三分之二以上成员同意并签字确认后,由谈判小组以书面形式通知所有参加谈判的供应商,并要求其授权代表签字确认(如不签字确认即被认为拒绝修改并放弃投标)。

    点评:对于实质性修改谈判文件这样一个重大决定,笔者认为“谈判小组过半数同意”不具有说服力,如引入修改宪法中“三分之二以上多数同意”的原则比较合适。要求谈判供应商授权代表签字确认是为防止某些供应商因未中标而恶意投诉,声称自己根本不知道谈判文件已做过实质性调整。

    对转为竞争性谈判的适用

    出现符合财政部18号令第43条规定的情形需要采用竞争性谈判采购方式的,按下列程序执行:

    项目负责人与采购人进行沟通,征得采购人的同意;

    项目负责人向负责该项目的评标委员会解释财政部18号令第43条有关规定的内容;

    由该项目的评标委员会对该项目集体出具“招标文件没有不合理条款,招标公告时间和程序符合规定”的书面意见,并同意改用竞争性谈判采购方式;

    项目负责人将上述书面意见作为“改变采购方式申报表”的附件,一同报请政府采购管理部门批准;

    经批准采用竞争性谈判采购方式后,原招标文件变更为竞争性谈判文件,原评标委员会变更为竞争性谈判小组。项目负责人须将评标委员会和主管部门批准的意见向所有参加投标的供应商通报,并要求其授权代表签字确认,同时向其宣布竞争性谈判的流程。

    点评:当投标供应商不足三家时,项目负责人应当就项目具体情况同采购人进行沟通,如果采购人不同意此项目继续往下进行,则适用《政府采购法》第36条的规定予以废标;如果采购人同意项目继续进行,则需要请评标委员会成员对招标文件是否存在不合理条款及招标公告时间和程序是否符合规定做出结论并形成书面意见后报请政府采购监督管理部门批准,批准后招标采购改为竞争性谈判采购,招标采购程序改为谈判采购程序。

    最终报价

    谈判结束后,谈判小组应当要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最终报价,采购中心组织现场公开唱标。

    确定成交供应商

    谈判小组根据谈判文件中设定的评标标准进行评判并推荐出成交候选供应商,采购人从谈判小组提出的成交候选供应商中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。

    2009-5-17

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